Êtes-vous un adepte de listes?
Le lundi matin, commencez-vous par dresser la liste de tout ce que vous souhaitez accomplir au cours de la semaine qui commence?
Et arrivé le vendredi après-midi, constatez-vous, comme un grand nombre d’entre nous que vous en avez à peine abattu le tiers, car d’autres tâches se sont ajoutées en haut de la liste en cours de semaine?
Impossible de partir en congé le vendredi soir l’esprit tranquille sans que cette éternelle liste ne cesse de nous hanter sans relâche…
La liste de choses à faire est LA technique miracle qui nous vient en tête à chaque fois que nous essayons de mettre en place des moyens pour mieux organiser notre temps. Cependant cette technique néglige deux aspects cruciaux de l’organisation du travail :
- la priorité et
- la durée de la tâche à accomplir.
La technique des « mini-boîtes »
Plutôt que d’organiser vos tâches sous la forme d’une simple liste, je vous propose une technique différente que j’appelle la technique des « mini-boîtes ». Une mini-boîte consiste en une plage de temps prédéterminée dédiée à une seule et unique tâche.
Pour chaque tâche à accomplir, la première chose à faire est de déterminer si la tâche peut être segmentée en plusieurs sous-tâches plus modestes. Puis posez-vous la question:
De combien de temps ai-je besoin pour exécuter (ou déléguer) chacune de ces sous-tâches?
Ensuite, vous devez prioriser ces sous-tâches en vous demandant:
Cette tâche doit-elle absolument être terminée aujourd’hui?
Un exemple concret
Vous souhaitez relancer vos anciens clients pour leur faire part d’un nouveau service que vous offrez. Cette tâche vous semble urgente mais… infiniment longue à réaliser. D’ailleurs, ceci vous stresse car vous ne savez pas vraiment par où commencer, et vous ne savez pas si vous serez capable d’y arriver avant la date d’échéance que vous vous êtes fixé.
Voici comment on s’y prend différemment grâce à la technique des mini-boîtes. Commençons par segmenter le travail: pour relancer vos anciens clients, vous devez :
- établir la liste de vos anciens clients,
- mettre à jour votre site web,
- préparer le matériel promotionnel à envoyer aux clients intéressés,
- passer les appels téléphoniques,
- envoyer la documentation que ce soit par la poste ou par courriel et finalement,
- faire une relance finale une semaine plus tard.
Voilà une liste de tâches beaucoup mieux définie, non?
Mais maintenant, quand allez-vous faire tout cela?
Vous devez déterminer le temps requis pour exécuter chacune de ces sous-tâches. Pour simplifier l’exercice, supposons que chaque sous-tâche prend une heure à exécuter, soit un total de 6 heures, ou encore 6 mini-boîtes d’une heure.
De combien de temps disposez-vous cette semaine? À cause de vos nombreux contrats, vous n’avez seulement que trois heures disponibles, dont deux mardi en après-midi (2 mini-boîtes) et une mercredi en matinée (une mini-boîte). Vous serez donc en mesure de seulement réaliser 3 sous-tâches cette semaine.
Lesquelles sont vraiment prioritaires? Et parmi ces sous-tâches, lesquelles pouvez-vous déléguer étant donné que le temps vous manque?
Quelques astuces pour les éternels procrastinateurs et les perfectionnistes
La clé ici, c’est de définir à l’avance le temps requis pour chaque sous-tâche… et surtout de vous y tenir! La mini-boîte, c’est cette plage de temps prédéfinie, dans laquelle vous devez absolument faire entrer la tâche à faire.
Pour les procrastinateurs, le moment où passer à l’action et le contenu de la tâche à réaliser sont clairement définis, ce qui réduit la tentation de recourir aux excuses habituelles pour reporter le travail à plus tard. Comme le temps est très limité, pas question de perdre une seule minute!
Et pour les perfectionnistes, le temps pour exécuter la tâche étant limité, les dépassements devront être faits en toute conscience. Vous n’avez pas d’autre choix que d’apprendre à tourner les coins un peu plus ronds. Vous remarquerez aussi que vous aurez tendance à sous-estimer ou surestimer le temps requis pour chaque tâche. Utiliser les mini-boîtes vous permet donc de beaucoup mieux évaluer le temps réellement requis pour accomplir votre travail.
Des décisions pertinentes pour une meilleure organisation
Un autre bénéfice important des mini-boîtes est de prendre des décisions beaucoup plus éclairées. En comparant le nombre total de mini-boîtes vraiment disponibles dans une semaine et le nombre de mini-boîtes requises pour effectuer toutes vos tâches, y compris les rencontres avec les clients ou l’exécution de contrats, vous pourrez déterminer quelles sont vos réelles priorités.
Vous pourrez aussi facilement constater si vous manquez systématiquement de temps chaque semaine… rien ne sert alors de faire des « listes éternelles » de tâches pour vous pressuriser : cela ne rentre juste pas!
Il devient alors plus facile de faire le choix conscient de délaisser certaines activités moins rentables, ou de déléguer certaines tâches plus chronophages, plutôt que de devoir travailler la fin de semaine pour rattraper votre retard accumulé. Adopter les mini-boîtes, c’est aussi adopter un mode de vie avec l’esprit tranquille!
