Bien gérer et prioriser

Mettre son énergie là où ça compte le plus

Quand on est en affaires, la réalité c’est qu’il y a toujours plus de travail à faire que de temps disponible. Chaque matin, une montagne de tâches nous attend, et le stress peut rapidement prendre le dessus si l’on ne sait pas comment les prioriser. Le risque quand on essaie de tout contrôler et de tout faire à la perfection, est de finir par se brûler et de s’épuiser. Pour éviter cela, il faut donc soit abandonner certaines tâches, soit tourner les coins ronds sur certains aspects.

Les 3 angles à considérer

Angle priorité

L’angle priorité nous pousse à organiser notre travail en prenant compte de tout ce qui doit être réalisé. Pour ce faire, les planifications à long terme sont importantes tout comme le ciblage des objectifs. Sans ce regard plus large sur l’entreprise, on peut facilement s’enliser dans les menus détails.

La matrice d’Eisenhower peut aider à faire des choix éclairés. Elle décortique en 4 blocs l’urgence et l’importance qu’une tâche peut revêtir. La priorité revient évidemment à celles qui sont urgentes et importantes. Toutefois, il faut aussi faire avancer ce qui est non urgent et important. Si par contre vous avez un grand nombre de tâches urgentes mais non importantes dans votre entreprise, c’est que vous avez un problème d’ordre plus structurel à régler. Êtes-vous vraiment la meilleure personne qui devrait se charger de ces tâches-là? Pourquoi ne pas déléguer!

matrice d'eisenhower pour prioriser l'importance et l'urgence

Faites l’exercice de classer vos tâches dans la matrice d’Eisenhower. Cela vous aidera à prioriser et à organiser votre travail. Vous pourriez, par exemple, planifier votre semaine en conséquence en bloquant dans votre horaire des plages pour travailler individuellement sur chacun des blocs de la matrice.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de journal de temps (time log) pour enregistrer les heures passées sur chacune de vos tâches. Ainsi, à la fin de la journée, vous pouvez consulter votre journal de temps et voir sur quoi vous avez passé (ou perdu!) le plus de temps.

Angle rentabilité

Mettre l’énergie là où ça rapporte le plus. En d’autres termes, être exigeant et minutieux sur les tâches qui seront les plus payantes.

De notre côté, nous avons fait une grande réflexion à ce propos. Quels sont les 20 % de notre travail qui nous génère 80 % des résultats? Nous en sommes venus à la conclusion que 2 principaux domaines doivent bénéficier d’un souci du détail très élevé et un haut niveau de perfection :

  1. Les soumissions : Nous investissons beaucoup d’énergie à créer des soumissions détaillées et précises, en identifiant les éléments qui pourraient impacter le projet. On prévoit et évite ainsi tous les écueils possibles. Dans notre cas, ce temps investi est largement compensé par le sentiment de sécurité ressenti par nos clients et par l’aisance avec laquelle les projets sont ensuite menés.
  2. Le service au client : Notre marque distinctive est vraiment l’attention que nous accordons à nos clients. Nous traitons leur projet comme s’il s’agissait du nôtre et nous travaillons avec beaucoup de soin pour assurer la meilleure qualité. Nous entretenons chaque relation (client et employé) comme si c’était la seule qui comptait au monde. Pour nous, c’est vraiment très important et ça mérite toute notre énergie.

Évidemment, ça ne signifie pas que nous ne faisons rien d’autre! Nous faisons également beaucoup de réseautage, d’animation de nos médias sociaux, de gestion d’entreprise, etc. Par contre, nous gardons toujours en tête la portée de nos actions et favorisons celles qui auront le plus grand impact positif.

Une façon de choisir quelles actions prioriser est de mesurer l’impact de celles-ci. Posez-vous des questions. Par exemple, qu’est-ce que ça vous rapporterait d’être très actif sur des groupes Facebook? Est-ce que ça vous générerait des ventes? De la notoriété? Voyez aussi comment vous pourriez mesurer vos actions afin de déterminer si l’investissement de temps en vaudrait la peine.

Dans notre cas, il y a plusieurs choses sur lesquels on tourne les coins plus ronds :

  • Préparer les Facebook live. On écrit les grandes lignes de ce qu’on veut parler, et hop! C’est réglé!
  • Procédures rapides. Nous avons beaucoup de procédures internes, mais elles ne sont pas toujours parfaites, ni très élaborées, et c’est suffisant comme ça!
  • Nos documents envoyés aux clients sont dans Word, bien faits, clairs et propres. Bien sûr notre graphiste pourrait réaliser une mise en page plus poussée pour un résultat plus esthétique, mais c’est un des éléments où l’on a décidé de laisser tomber le perfectionnisme.
  • Et plein d’autres!

Angle efficacité

Une des meilleures façons d’être performant en affaires, c’est d’être efficace. On travaille vite et concentré. Si l’on évalue que le travail peut être réalisé en l’espace d’1 heure, et bien on le complète en 1 heure!

Il est très facile de passer deux fois trop de temps sur un document. Par exemple, je vais le relire et l’analyser en détails pour qu’il soit parfait. Cependant, à un certain point, il faut décider « est-ce que c’est bon? ». Si oui, simplement arrêter, même si ce n’est pas 100 % parfait. C’est ce qu’on appelle le « good enough ». Les clients n’ont pas un budget illimité. Si l’on peut avoir un résultat en 3 heures qui sera déjà fantastique, alors pourquoi y passer 6 heures? C’est pourquoi il est important de s’imposer une limite de temps.

Nous ne sommes pas en train de lancer une fusée dans l’espace ni d’opérer à cœur ouvert. Dans ces cas-ci, oui, la perfection est nécessaire. Ce qu’on vise dans notre travail au quotidien, c’est le plus grand niveau de qualité pour un investissement raisonnable.

Tout est une question d’équilibre!

Le secret pour bien gérer sa performance et prioriser efficacement est de bien doser la qualité, les coûts et la rentabilité. Il ne s’agit pas de travailler plus, mais de travailler mieux. En gardant en tête les trois angles de cet article, vous garderez le cap sur vos objectifs d’entreprise tout en affrontant les vagues déferlantes du quotidien.

gagner du temps

Co-fondatrice de Bonheur en vrac, Marie-Josée assure la direction générale de l’entreprise ainsi que le rôle d’éditrice en chef. Ayant travaillé 10 ans pour le magazine Protégez-Vous où elle a fait de nombreuses évaluations scientifiques de produits de consommation, elle a acquis une riche expérience communicationnelle complétée par des certifications en marketing d’attraction. Elle est également spécialiste de gestion de qualité et de processus (normes ISO), ayant assuré le poste de directrice qualité pour un laboratoire de tests. Grâce à ses expériences, autant scientifique que communicationnelle dans divers médias, et aussi par son approche pragmatique découlant de sa formation en ingénierie, Marie-Josée rend accessibles et concrets des sujets complexes qui touchent le bien-être, la consommation responsable, le marketing web et les enjeux du bonheur en famille et en tant que chef de microentreprise.

0 Commentaires

Laisser une réponse

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

Vous connecter avec vos identifiants

Vous avez oublié vos informations ?