Chez Bonheur en vrac, nous pratiquons le télétravail depuis 9 ans déjà. Au départ, alors que nous n’étions que deux, c’était avant tout pour faciliter la conciliation travail-famille. Mais avec le temps, notre équipe a grandi, et on s’est vite rendu compte que le télétravail permet d’accommoder au mieux toute sorte de réalités : s’occuper d’un parent âgé, malade ou en perte d’autonomie, soutenir une conjointe en congé de maternité, garder ses enfants à la maison, voyager ou pouvoir travailler avec une condition ne permettant pas les déplacements ou nécessitant du repos fréquent. Bref, il y a bien des raisons et avantages à instaurer le télétravail pour ses employés.
De plus, instaurer des télérencontres avec les clients est très bénéfique. Entre autres, vous évitez les pertes de temps en déplacement. Nous avons remarqué aussi que les télérencontres sont souvent plus courtes et plus efficaces. Mine de rien, préparer et offrir un café, ça prend du temps!
Évidemment, ce ne sont pas toutes les entreprises qui se prêtent au télétravail. Les conseils que nous partageons dans cet article ne s’appliquent donc qu’aux emplois pouvant être effectués à distance… et il y en a beaucoup plus qu’on pense! La pandémie de COVID-19 nous en fait une belle démonstration.
Voici un live Facebook sur le sujet, suivi d’un résumé du contenu abordé, avec différentes ressources pratiques:
Notre entreprise, Bonheur en vrac, travaille à distance depuis 9 ans déjà, tant avec les clients qu'avec les employés! on partage avec vous nos meilleurs trucs et outils. Venez partager les vôtres ou poser vos questions.
Posted by Bonheur en vrac on Wednesday, March 18, 2020
1. Avoir la bonne attitude
L’argument qu’on entend le plus souvent par rapport au fait de travailler dans un même lieu physique, c’est de pouvoir surveiller son monde plus étroitement et de faciliter les échanges. Nous remarquons, quand nous parlons de notre mode de travail à distance dans notre réseau, qu’il y a une énorme résistance chez les autres propriétaires d’entreprise et gestionnaires : « Comment contrôlez-vous ce que font les employés? », « Comment savoir si un employé travaille pour vrai? », ou plus candidement « Qu’est-ce qui dit que mon employé n’écoutera pas Netflix, fera du ménage ou du lavage? ».
Pour implanter le télétravail à grande échelle, comme c’est requis avec la pandémie de coronavirus, il faut passer du « contrôle » et même de la microgestion à une attitude de confiance en l’autoresponsabilisation de l’employé. Les rencontres d’encadrement avec l’employé deviennent alors une occasion de l’aider à comprendre ses défis pour bien s’organiser, se motiver et être productif, plutôt que des rencontres de « surveillance ».
Évidemment, pour quelqu’un n’étant pas familier avec le télétravail, il y aura une inévitable période d’ajustement. Il faut être compréhensif et patient. S’adapter à une nouvelle situation, ce n’est pas toujours évident.
2. Sortir du cadre connu
Dans notre cas, travailler à distance permet principalement d’offrir des libertés et de répondre à différents besoins peu compatibles avec l’horaire de travail conventionnel de 9 à 5. Être disponible le mardi à 15 h pour faire du yoga, pour aller chez le médecin avec sa mère âgée ou pour marcher avec ses enfants au retour de l’école? Pourquoi pas! Mais d’expérience, il est difficile de sortir de ce cadre tellement rassurant de travailler « comme tout le monde » de 9 à 5, du lundi au vendredi.
Avec le télétravail, il est possible de travailler à toute heure, que ce soit très tôt le matin, en soirée ou la fin de semaine. L’important, c’est d’assurer des plages de disponibilités communes entre les membres d’un même projet et avec les clients, et d’avoir des outils de suivi efficaces. Et si le meilleur moment est le samedi matin, eh bien, ce sera le samedi matin!
3. Communiquer facilement
Une bonne communication, c’est essentiel pour être efficace. Des fois, on a une petite question qui requiert une réponse rapide. D’autres fois, on a des instructions à livrer ou des commentaires à recueillir. Il n’y a pas qu’une seule solution pour répondre à tous ces besoins de communiquer. Voici quelques options.
Communication orale
Les appels
Le téléphone est un outil essentiel en télétravail. Lorsqu’on travaille dans un bureau, le téléphone reste aussi utilisé, car, on va se l’avouer, c’est plus rapide de s’appeler que de marcher au bureau de son collègue. Dans le cas de notre entreprise, on privilégie Skype pour nos communications internes, qui est en quelque sorte un téléphone version améliorée. Cela remplace les petites rencontres impromptues comme les visites de bureau d’un collègue ou encore les rencontres planifiées telles que les rencontres d’équipe.
Les télérencontres
Avec les clients, on varie davantages les outils afin de les mettre à l’aise le plus possible. La plupart du temps, on utilise le service de télérencontre de Zoom. C’est très facile à utiliser! Il suffit d’envoyer un lien au client pour qu’il se joigne à la salle de rencontre virtuelle. Cette plateforme permet aussi de partager facilement un écran, donc de montrer à l’autre un document ou un site web. Nous utilisons aussi parfois des outils comme Messenger ou même Facetime selon la situation du client et son aisance avec le web. Bref, on garde cela « facile-facile » en prenant des outils déjà familiers pour le client.
Communication écrite
Avec tous les outils modernes, textos, clavardages instantanés, courriels, on n’a jamais autant écrit! Le défi, maintenant, c’est de s’y retrouver parmi tous ces différents canaux de communication.
Le clavaradage
En mode télétravail, c’est important de décider quel canal sert à quoi. Chez Bonheur en vrac, pour des petites questions rapides, on s’écrit via le service de clavardage de Skype. Il existe de nombreux autres moyens, tels que Slack, Trello ou Microsoft Team, qui permettent de regrouper les discussions par sujet et offrent toute une game d’autres produits de travail collaboratif.
Les notes dans le gestionnaire de tâches
Quand on souhaite laisser une trace, donner une instruction ou des détails dont on doit se rappeler, on écrit directement dans le gestionnaire de tâches de l’entreprise auquel tous les employés sont connectés. (Dans notre cas, c’est Teamwork. On va en reparler au point suivant.)
Les courriels
Pour ce qui est des courriels, à l’interne, on tente de les utiliser le moins possible. Pourquoi? Pour la simple et bonne raison qu’on en reçoit beaucoup en général et que le sujet traité risque de tomber entre les craques, comme on dit! On garde ce moyen de communication pour les clients.
Si une entreprise n’a pas de gestionnaire de tâches dans lequel les communications en lien avec un projet peuvent être centralisées, les courriels sont un bon moyen de communication. Il est alors essentiel de s’entendre sur un système pour faciliter les suivis. Par exemple, il ne faut pas mettre en copie (en c.c.) la moitié des employés quand ce n’est pas absolument nécessaire. De plus, les objets des messages devraient indiquer clairement le contenu. Alors, plutôt que d’écrire « Suivi », vaut mieux écrire quelque chose qui soit précis et qui inclut des mots-clés pour faciliter une recherche ultérieure, par exemple « Suivi 16 mars – projet Machin avec fournisseur X ».
Les textos
Finalement, on ne peut pas passer sous silence les textos. Dans notre entreprise, on essaie de les utiliser le moins possible, pour être le moins invasif possible dans la vie de nos employés et de nos clients. Néanmoins, c’est devenu un outil de communication tellement utilisé qu’on a fini par l’intégrer quand on nécessite des confirmations rapides ou pour passer une information urgente. Encore là, il faut rester vigilant pour ne pas perdre des informations importantes. Qui n’a pas cherché longuement une information importante ne se rappelant plus où l’avoir reçue! « C’était par courriel, texto, Skype, Messenger…? »
4. Gérer le travail de chacun
Cela dépend beaucoup du type d’entreprise. Dans le cas d’une agence comme la nôtre, nous avons des tâches récurrentes à faire, par exemple l’entretien de sites web et des tâches plus ponctuelles liées à un mandat particulier.
Quand les tâches sont récurrentes, relativement répétitives et prenantes, prenons le service à la clientèle en répondant au téléphone, par clavardage ou par courriel, on veut surtout savoir combien de temps l’employé a travaillé au total. Il existe de nombreux outils de « tracking » de temps équivalant à « puncher » son temps au début et à la fin de la journée de travail. L’employé envoie-t-il une feuille de temps détaillée qu’il prépare lui-même? Dans ce cas, un logiciel de suivi de bureau suffira (comme Monday ou Harvest).
Quand les tâches sont différentes d’une journée à l’autre ou nécessite des instructions détaillées, il vaut mieux choisir un outil permettant de regrouper l’ensemble des données en un seul endroit. En plus d’y retrouver les tâches, on peut y mettre des commentaires, inscrire la date limite pour l’exécution, créer des dépendances entre les tâches et chronométrer le temps passé à travailler. Chez Bonheur en vrac, nous utilisons Teamwork, mais il en existe bien d’autres tels que Wrike ou Mavenlink.
5. Partager efficacement des fichiers
Pour toute entreprise, il est important de réfléchir à une façon de partager et d’archiver les fichiers qui soit à la fois efficace et rapide à naviguer. Il est mieux de tout rassembler en un seul droit et de s’entendre sur la nomenclature (comment on nomme des dossiers et des documents). Voilà pourquoi on suggère d’éviter d’utiliser les courriels pour échanger des documents, surtout quand on fait des modifications successives (vous savez, les fameuses v1, v1-modifié, v1-modifié-bon, etc.).
Chez Bonheur en vrac, on utilise Dropbox comme outil principal de partage/archivage de fichiers. Google Drive est également une bonne solution, surtout si vous êtes plusieurs à travailler simultanément sur des documents. OneDrive est une solution intéressante aussi si vous utilisez déjà les différents produits de Microsoft tels qu’Office 365.
En conclusion
Fonctionner en mode télétravail n’est pas tellement différent que dans un bureau physique. On a les mêmes enjeux de communication, de gestion des dossiers, des tâches, etc. Si votre entreprise doit intégrer le télétravail rapidement dans son mode de fonctionnement, cela peut devenir une belle opportunité pour revoir les processus déjà en place et les améliorer. Turn lemon into lemonade!
